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Ponga al tiempo de su lado por Judy Capko Poetas y compositores le han dedicado muchos de sus versos. Los políticos han hablado sobre lo efímero de su naturaleza y su imparable marcha. No puede ahorrarse, comprarse o pedirse prestado; no puede reemplazarse y pareciera que nunca es suficiente. Los médicos y su personal suelen correr todo el día en un intento por lograr aprovechar al máximo este precioso bien. El tiempo puede parecer incontrolable; sin embargo, lo cierto es que existen varias formas de administrar mejor nuestro tiempo. A continuación, le presentamos algunos consejos para la administración del tiempo que han resultado útiles en consultorios médicos y que, con poco esfuerzo, usted puede ponerlos en práctica. Para poder ver de qué modo el cronograma afecta a su tiempo, examine sus patrones de trabajo con un estudio del tiempo de actividad por paciente para documentar cuánto tiempo se emplea en cada paso de la visita. Esto puede ayudarlo a detectar dónde se producen los retrasos en el flujo de pacientes. ¿En la sala de espera? ¿En la sala de examinación?, descubra porqué se posponen actividades que de otro modo podrían completarse en tiempo real. Trabajar en tiempo real significa realizar hoy el trabajo de hoy. Por ejemplo, incluya dentro del cronograma el tiempo necesario para documentar o dictar las notas del expediente médico y completar sobre la marcha las facturas, en lugar de apilar expedientes médicos y tener que lidiar con el dictado al final del día. Algunos médicos usan el enfoque llamado "cuarta sala de examinación". Simplemente ven tres pacientes seguidos y usan el tiempo asignado al cuarto paciente para ponerse al día con el papeleo relativo a esos tres últimos. Su personal debe comprometerse a completar sistemáticamente la documentación para el estudio del tiempo, registrando todas las actividades que tienen un efecto sobre su cronograma. Cuando logran darse cuenta que el esfuerzo se orienta hacia una mejora del flujo de actividades, no tienen problema de incorporarlo a su rutina diaria. La clave es hacerlo simple, revisar el proceso al final del primer día para asegurarse de que todos completen la información exhaustivamente y recordárselo a todos al comienzo de cada día. Asegúrese de agradecer a su personal la colaboración con el proyecto. Una vez que ha logrado detectar su patrón de utilización del tiempo durante una semana, será más fácil desarrollar un cronograma realista, compatible con su estilo y con las necesidades de sus pacientes. Esto será efectivo sin importar que su cronograma sea tradicional, modificado o de acceso abierto. Use prudentemente el espacio y las herramientas ¿Tiene el espacio clínico general una distribución y uso eficaz? Las salas de examinación y la enfermería deben estar próximos para facilitar una circulación con la mínima cantidad de pasos. Si su oficina privada no se encuentra a una distancia razonable de este centro de actividad, tendrá que establecer un puesto de trabajo en este sector del consultorio. Esto le permitirá realizar actividades esenciales entre pacientes, tales como completar expedientes médicos y realizar llamadas telefónicas. Si le toma tres minutos ir y venir de su oficina privada y usted hace esto 10 veces al día, habrá perdido media hora diaria. ¿Están preparadas las salas de examinación para los médicos? Esto significa que al momento de ver al paciente todo el equipamiento funcione adecuadamente, los suministros estén bien almacenados y el expediente médico preparado antes de la visita. Su enfermera ha anticipado sus necesidades por lo que no tendrá que abandonar la sala de examinación hasta que se complete la visita del paciente. Si usted se da cuenta que necesita algo durante la visita, use un sistema de aviso para pedir ayuda en lugar de salir al pasillo en busca de su enfermera o de un asistente médico. En épocas donde disminuyen los ingresos, los médicos por lo general se muestran reacios a la compra de nuevos equipamientos para el consultorio. Sin embargo, existen útiles dispositivos para ahorrar tiempo que reducen errores, mejoran el rendimiento y le permiten usar su tiempo sabiamente. Un ejemplo es el uso de sistemas telefónicos automáticos para recordatorios de citas, obtención de resultados de laboratorio, suministro de información a los pacientes que esperan en línea y mensajes educativos para ellos. Usted advertirá un significativo ahorro de tiempo, un mejor desempeño y rentabilidad a lo largo del tiempo cuando optimiza su servicio telefónico. Definitivamente, el agregado de Expendientes Médicos Electrónicos (EMR, por sus siglas en inglés) es una gran ayuda para cualquier consultorio médico, en particular porque se pueden extraer datos clínicos. Por ejemplo, si usted necesita seleccionar pacientes con una afección específica o aquellos que toman una medicación particular, los EMR pueden clasificar y extraer los datos de forma rápida y precisa. Hacer esto de forma manual puede consumir mucho tiempo y ser extremadamente costoso. Un elemento esencial para maximizar el éxito de su EMR es agregar terminales en cada uno de los puestos de trabajo para que su personal pueda acceder simultáneamente a los archivos y brindarles un asistente digital personal (PDA, por sus siglas en inglés) a los médicos, para que puedan recuperar los datos mientras trabajan. Delegar, delegar
Si usted está atrapado entre estas razones y se encuentra realizando tareas de consultorio que no requieren de su conocimiento profesional, es hora de empezar a delegar. Identifique las tareas que usted no necesita realizar e identifique la persona adecuada para asignárselas. ¿Una buena regla general? Si un miembro del personal puede hacer una tarea con una calidad 80 por ciento igual a la suya, deléguela. Además de ahorrarle tiempo, el gesto de delegar es una expresión de confianza en su personal. Ayuda a fortalecer sus habilidades y es una fuente de enriquecimiento y realización laboral que ayuda a mejorar el trabajo en equipo Ver más abajo algunas cosas que "si" y que "no" hay que hacer a la hora de delegar. Las reuniones cara a cara o uno a uno funcionan bien cuando uno trata temas de alta prioridad o sensibles que necesitan atención. Sin embargo, a veces es mejor comunicarse con un grupo porque todos escuchan a la vez un mismo mensaje consistente y pueden realizar en el momento un comentario . Las reuniones regulares le permiten tener una comprensión cabal de la contribución que cada miembro del personal aporta al consultorio. Las reuniones también representan una oportunidad para que usted comparta su visión de la práctica y discutan qué es lo que desea alcanzar. Cuando el personal entiende hacia dónde quiere ir, encontrarán el modo de ayudarlo. Asegúrese de establecer objetivos claros de la reunión y determinar parámetros de tiempo para que las reuniones no se conviertan en una pérdida del mismo. Las breves reuniones matutinas son una excelente forma de comunicarse informalmente con un grupo y le ayudará a su personal a planificar el día. Tómese cinco minutos antes de empezar a ver a los pacientes; revise el cronograma con el personal y discuta los factores que pueden afectar su capacidad de respetar el horario. Juntos, diseñen un plan de juego para resolver problemas potenciales. Los mensajes instantáneos y los correos electrónicos dentro de la oficina y entre oficinas son excelentes herramientas para ayudarlo a comunicarse en tiempo real y con la documentación sobre la que se "discute". Otra cosa igual de importante es que le permiten comunicarse cuando usted lo desea, eliminando interrupciones. Una buena idea sería brindarle a su personal pautas para un uso adecuado y eficaz de formas electrónicas de comunicación, tales como:
El éxito depende de usted Realizar listas para administrar su tiempo nunca ha sido una tarea fácil. Puede tratarse simplemente de un calendario o planificador en papel o el uso de opciones electrónicas como el Microsoft Outlook que enviará recordatorios a su pantalla de computadora o PDA. Sin embargo, ningún sistema será de utilidad a menos que se comprometa a administrar y controlar su tiempo. Depende de usted determinar cuando las vistas no agendadas, llamadas o reuniones deben posponerse o cancelarse. Nadie conoce las exigencias sobre su tiempo mejor que usted y nadie está en mejor posición para administrar esas exigencias. En realidad, el control del tiempo es auto-control. Su éxito depende de su compromiso a la hora de incorporar técnicas para la administración del tiempo dentro de su rutina diaria. Una vez que lo haga, se asombrará al ver todo lo que puede hacer en un día y el tiempo que gana para realizar cosas personales que tenía postergadas.
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