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Más que una etiqueta de precio John McCormack escribe para Physicians Practice ¿Usted es uno de esos médicos que mira el libro general de contabilidad de su práctica y luego el precio de los sistemas de tecnología y tiembla? Lo entendemos. Esas etiquetas de precios pueden ser desalentadoras. Sin embargo, invertir en tecnología de la información no es tan temerario como parece al principio. En realidad, la reacción inicial suele ser una conmoción injustificada frente a la etiqueta. Lo que usted debe hacer es ir más allá de esa etiqueta y evaluar lo que un sistema de computación puede aportarle a su consultorio, dice Rosemarie Nelson, asesora de Grupo de Consultores de Atención de la Salud del Medical Group Management Association (Asociación de Administración de Grupos Médicos) con sede en Syracuse, N.Y. Si usted lo hace, se dará cuenta que la compra de tecnología es una inversión que vale la pena y no simplemente un "costo" más. "En lugar de reparar solamente en el precio de la tecnología de la información, los consultorios médicos deben comenzar a considerar sus objetivos", dice Nelson. "Los médicos no deben concentrarse en los costos sino en el modo en que la tecnología puede ayudarlos a alcanzar objetivos clínicos y operativos, que los llevarán a brindar una atención más eficaz para sus pacientes, operar sus consultorios de forma más eficiente y en última instancia, ahorrar dinero".
Definir objetivos Por ejemplo, usted debe identificar la necesidad de mejorar los procesos de prestación de servicios o simplemente mejorar la calidad de vida de sus clínicos al hacer más fácil la práctica de la medicina. O tal vez usted busque recortar los costos, al reducir la carga de trabajo administrativo que se asocia con el funcionamiento de un consultorio. Joel Sauer, Director general de The Heart Center Medical Group, un consultorio cardiológico con 43 médicos situado en Fort Wayne, Ind., dice que el costo nunca debe ser una preocupación prioritaria cuando usted busca incluir tecnología a su grupo. "A veces, existen razones de atención clínica que nos motivan a incluir tecnología de la información y estas superan cualquier otra consideración, incluso los costos", dice Sauer. "Además tenemos en cuenta nuestras operaciones y determinamos cuáles son las ramificaciones que surgen por incoporar un aparato tecnológico, específicamente con la intención de reconocer si existen oportunidades de retorno sobre la inversión". Sus primeras preguntas deben incluir: ¿Qué les serviría de ayuda a mis médicos y personal de niveles intermedios para brindar un mejor servicio a los pacientes? ¿Qué puede hacerse para brindarle a médicos y enfermeras una mejor información en el sitio de atención? Luego, debe evaluar sus propios costos operativos y considerar si no está gastando demasiado al hacer cosas manualmente, como confeccionar facturas o manipular expedientes clínicos. Y recuerde: el tiempo es dinero. Nelson sugiere que tome una carpeta sujetapapeles, un lápiz y un cronómetro y comience a contabilizar cuánto tiempo lleva realizar aquellas tareas manuales que podrían racionalizarse con automatización. Tome el tiempo y luego multiplíquelo por las horas de trabajo de la persona que realiza la tarea y rápidamente verá cuán costoso es el funcionamiento de su práctica. "Por ejemplo, en promedio cuesta entre $5 y $12 sólo sacar un expediente clínico. Eso se debe a que la mayoría de los expedientes clínicos no están guardados en el archivero. En lugar de eso, están enterrados entre pilas de papeles en algún lugar del consultorio", indica Nelson. "Sin embargo, muchos consultorios no descubren estos costos y los ahorros potenciales porque no se toman el tiempo de realizar un estudio de tiempos y movimientos para determinar exactamente cuál es el costo que implica completar las tareas diarias de rutina. Si adopta dicho enfoque eso podrá ayudarlo a descubrir que usted en realidad necesita - y puede comprar- más tecnología de lo que originalmente pensó" , dice Nelson. Primero características y funciones "La amenaza de tener que lidiar con responsabilidades y abogados se ha vuelto tan enorme que al menos un médico dueño de consultorio estuvo considerando la jubilación. Queríamos disminuir sus preocupaciones al agregar tecnología que pudiera evitar la responsabilidad", dice Stape. Como resultado, el consultorio necesitaba un sistema con características y funciones que pudiera contribuir a proporcionar un servicio de documentos incuestionables. Eso significaba relegar el precio al final de la lista de prioridades. "No creo que el modo en el que procedimos sea algo típico. Honestamente, no solicitamos un presupuesto hasta que no redujimos nuestra búsqueda a los últimos tres vendedores", dice Stape. Con seguridad, contar con un sistema electrónico de expedientes médicos (EMR, por sus siglas en inglés) de NextGen Healthcare Information Systems en el consultorio, ayuda a los médico a supervisar más exhaustivamente de la calidad de la atención. Por ejemplo, los clínicos pueden acceder fácilmente a los resultados de laboratorio, por lo tanto, es posible diagnosticar con rapidez problemas específicos de salud. Además, el sistema EMR ayuda a los médicos a brindar una atención proactiva, mediante el envío automático de cartas a los pacientes, recordándoles asistir al consultorio para servicios preventivos, tales como la mamografía. "Al hacer uso de estas funciones, el consultorio reduce la amenaza de responsabilidad", dice Stape. A la posibilidad de eludir los costos legales potenciales se suma el hecho de generar importantes retornos sobre la inversión Por ejemplo, el consultorio ahora ahorra cerca de $15,000 al año, al eliminar los suministros de expedientes clínicos. La mejora de los procesos administrativos, tales como disminuir la necesidad de manipular expedientes clínicos, resultó en la eliminación de tres empleados de tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés), que le permitió al consultorio ahorrar $90,000 anuales. Además, la disminución de la necesidad de servicios de trascripción le ahorró al grupo $60,000 por año. Sin embargo, obtener la funcionalidad que necesita resulta tan importante como contar con un sistema de utilidad para los clínicos, dice Sauer de The Heart Center. Para obtener una colaboración total de los clínicos, Sauer recomienda ir gradualmente "paso a paso". Esa es la razón por la que decidió implementar un sistema de control de documentos antes de pasar directamente al EMR. "Hacer que todos los clínicos pasen de un sistema basando en papel a uno EMR sería muy difícil", dice Sauer. Este abordaje también ha contribuido con el consultorio al evitar incluir tecnología de la información que aún no está preparada para las horas pico. "El sistema EMR ha estado disponible durante mucho tiempo. Sin embargo, si usted observa la lista de vendedores que estaban en el mercado en 1996 y la compara con los vendedores que hay actualmente, verá que muchos de ellos no prosperaron", dice Sauer. " Si bien nosotros en realidad no lo hicimos por diseño, el deseo de implementar el sistema EMR nos ha evitado el fracaso. No tuvimos que atravesar la tediosa evolución asociada con las tecnologías emergentes". Indicadores de precio Stape, por ejemplo, dice que una vez que identificó a sus tres vendedores finales, "se puso los guantes de boxeo." A continuación se detallan algunas de las tácticas que puso en práctica para ayudarlo a obtener la mejor oferta para su consultorio;
Reducir el riesgo "La posibilidad de cometer errores al comprar tecnología de la información es aún muy alta para muchos grupos médicos", dice Peter Basch, M.D., líder del Working Group dentro de la iniciativa sin fines de lucro de eHealth, que busca ayudar a aquellos consultorios con 10 médicos o menos a poder cumplir el desafío de adquirir tecnología de la información. "Pretendemos reducir las barreras y ayudar a los grupos médicos a avanzar en este tipo de compras." El grupo editó la EHR Master Quotation Guide (guía maestra para presupuestos EHR), una guía de "cómo hacer" para los pequeños consultorios que solicitan presupuestos y negocian contratos con vendedores. La guía está organizada en un número de secciones basadas en elementos de un presupuesto con software EHR. Contiene un glosario de definiciones, ejemplos de términos comunes como "banderas rojas" o áreas de interés. También hay una sección de preguntas frecuentes que contiene respuestas breves para preguntas habituales sobre una categoría específica de costos. Algunos ejemplos de las secciones de la guía son:
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¿Cómo poder superar el temor inicial asociado con la inversión de una gran suma de dinero en tecnología? Primero, formule las preguntas correctas y determine exactamente qué puede aportar la tecnología a su práctica. Luego, evalúe todas las opciones disponibles para encontrar el hardware y software adecuado para su práctica, asegurándose de elegir un sistema que será útil para otros médicos y clínicos. Y finalmente, una vez que ha atravesado este proceso, y solo después de haberlo hecho, apunte en dirección al precio y comience a buscar aquello que más le convenga a su bolsillo. 
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